Wie zijn wij
Demo-Spel is een spellenwinkel, webshop en bordspelcafé in Leuven. Wij gaan zorgvuldig om met je persoonsgegevens en volgen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Hier lees je welke gegevens we bijhouden, waarom, hoe lang en wat je rechten zijn.
Verantwoordelijke voor de verwerking:
- Demo-Spel bv
- Sint-Hubertusstraat 3, 3000 Leuven, België
- Ondernemingsnummer / btw: BE 0550.596.645
- E-mail: [email protected]
- Telefoon: 016 84 36 30
Voor elke vraag over privacy kan je ons mailen op [email protected] of langskomen in de winkel.
Welke gegevens we bijhouden en waarom
We vragen alleen wat we nodig hebben om je te helpen. We verkopen je gegevens nooit.
|
Wanneer |
Welke gegevens |
Waarvoor |
|---|---|---|
|
Bestelling in de webshop |
naam, e-mail, telefoon, factuur- en leveradres, bestelde artikels, betaalstatus |
je bestelling verwerken, leveren of klaarzetten, factureren, klantendienst |
|
Aankoop in de winkel |
aankoop en betaalwijze; naam en contact alleen als je een klantenkaart hebt of een factuur vraagt |
verkoop, garantie, omruilen, boekhouding |
|
Klantenkaart (spaarpunten) |
naam, e-mail, eventueel telefoon, aankopen en puntensaldo |
punten sparen en inwisselen, je laten weten wanneer je korting klaarstaat |
|
Nieuwsbrief |
naam, e-mail, of je de mail opent en klikt, je interesses op basis van je aankopen (bv. bordspellen, Warhammer, kaartspellen) |
nieuws, events en aanbiedingen die bij je passen; uitschrijven kan onderaan elke nieuwsbrief |
|
Pre-order of bestelling via mail |
naam, e-mail, telefoon, het artikel |
je pre-order noteren en je verwittigen als het binnen is |
|
Tafelreservatie |
naam, aantal personen, datum en uur, contactgegevens |
je tafel klaarzetten |
|
Events en toernooien |
naam, eventueel spelersnaam (bv. Discord of de spelersaccount van de uitgever), resultaten |
inschrijving, toernooiverloop, prijzen of winkeltegoed toekennen |
|
Tweedehands spellen in consignatie |
naam, contactgegevens, de spellen die je aanbiedt, verkoopprijs, je handtekening op de overeenkomst, je winkeltegoed |
de overeenkomst uitvoeren, je verwittigen bij verkoop, je tegoed bijhouden |
|
Winkeltegoed en cadeaubonnen |
naam, e-mail, saldo |
je tegoed bewaren en je eraan herinneren |
|
Je mailt of belt ons |
wat je ons zelf meedeelt |
je vraag beantwoorden |
|
Je bezoekt onze website |
technische gegevens en cookies (zie Cookies) |
de webshop laten werken, winkelmandje onthouden, statistieken |
|
Je reageert op onze sociale media |
wat je op Facebook of Instagram met ons deelt |
reageren op je bericht |
|
Foto's tijdens events of in het café |
herkenbare beelden van bezoekers |
onze werking tonen op website en sociale media; zie hieronder |
Camerabewaking. In de winkel en het café hangen bewakingscamera's, aangeduid met het wettelijke pictogram aan de ingang. Ze dienen om diefstal en schade te voorkomen en op te helderen (gerechtvaardigd belang). De beelden bewaren we maximaal één maand, tenzij ze nodig zijn als bewijs bij een incident. Alleen de zaakvoerders kunnen ze bekijken, en we geven ze enkel door aan politie of gerecht. We volgen de Belgische camerawet.
Foto's. We maken soms foto's in de winkel en tijdens events. We zetten je niet herkenbaar online zonder je toestemming. Sta je toch ergens op en wil je dat niet, laat het weten en we halen de foto weg.
Minderjarigen. Voor een bestelling in de webshop moet je minstens 16 jaar zijn of toestemming hebben van een ouder. Voor een klantenkaart of nieuwsbrief onder 16 jaar vragen we de toestemming van een ouder.
Op welke basis en hoe lang
We verwerken je gegevens alleen als daar een wettelijke grond voor is:
- Overeenkomst: om je bestelling, reservatie, pre-order, consignatie of klantenkaart uit te voeren.
- Wettelijke plicht: facturen en boekhouding moeten we bewaren.
- Gerechtvaardigd belang: klantendienst, fraudepreventie, een herinnering aan je eigen tegoed of punten, en mails aan bestaande klanten over gelijkaardige producten. Je kan daar altijd bezwaar tegen maken.
- Toestemming: de nieuwsbrief, herkenbare foto's en niet-noodzakelijke cookies. Je kan je toestemming altijd intrekken.
|
Gegevens |
Hoe lang |
|---|---|
|
Facturen en boekhoudstukken |
10 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
|
Klantenprofiel, klantenkaart en aankoopgeschiedenis |
zolang je klant bent; wissen we 3 jaar na je laatste aankoop of punt, tenzij je nog tegoed hebt |
|
Winkeltegoed en consignatieovereenkomsten |
zolang er tegoed of een lopende overeenkomst is, daarna volgens de boekhoudplicht |
|
Nieuwsbrief |
tot je je uitschrijft |
|
Tafelreservaties |
1 jaar |
|
Mails en klantenvragen |
3 jaar, tenzij nodig voor een lopende bestelling of factuur |
|
Toernooiresultaten |
zolang het event of de ranking relevant is, maximaal 3 jaar |
Met wie we gegevens delen
We werken met een aantal dienstverleners die gegevens voor ons verwerken. Ze krijgen alleen wat ze nodig hebben en mogen het niet voor eigen doeleinden gebruiken.
|
Dienstverlener |
Waarvoor |
|---|---|
|
Lightspeed |
kassasysteem, webshop, klantenkaart en nieuwsbrief, café-kassa |
|
Mollie (webshop) en Lightspeed Payments (winkel en café) |
je betaling veilig verwerken (Bancontact, Visa, Mastercard en andere kaarten); wij zien je volledige kaartnummer nooit |
|
bpost |
je pakket leveren (naam, adres, eventueel e-mail en telefoon) |
|
Google (Workspace) |
e-mail, agenda voor reservaties en events, documenten |
|
Meta (Facebook, Instagram) |
onze eigen berichten publiceren en reageren op berichten |
|
Discord |
communicatie en inschrijvingen voor events in onze community |
|
GitHub |
beveiligde opslag en uitvoering van onze eigen automatiseringen |
|
Anthropic |
AI-hulp bij het verwerken van mails, bestellingen en facturen; je gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen |
|
Uitgevers van kaartspellen (bv. de organisatie van officiële toernooien) |
alleen bij deelname aan een officiële toernooi: je spelersnaam en resultaten |
|
Onze boekhouder |
boekhouding en belastingaangifte |
Sommige van deze dienstverleners zitten buiten de Europese Unie (vooral de Verenigde Staten). In dat geval gebeurt de doorgifte op basis van een beslissing van de Europese Commissie (EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Commissie.
We geven gegevens ook door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de belastingdienst.
Cookies
Onze webshop draait op Lightspeed en gebruikt cookies:
- Noodzakelijke cookies: je winkelmandje, je taalkeuze, inloggen en een veilige betaling. Die zijn nodig om de webshop te laten werken.
- Statistiek- en marketingcookies: alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Je kan je keuze altijd wijzigen via de cookie-instellingen of door de cookies in je browser te wissen.
Sociale media en onze publicatie-app
Demo-Spel heeft een Facebook-pagina (Demo-Spel Leuven) en een Instagram-account (@demospelleuven). Wat je daar deelt, valt ook onder het privacybeleid van Meta.
Om onze eigen berichten automatisch op die accounts te plaatsen, gebruiken we een eigen Meta-app, Demo-Spel Publisher. Die app:
- werkt alleen voor de pagina en het account van Demo-Spel zelf;
- publiceert berichten en foto's die wij zelf gemaakt hebben, en leest de basisgegevens en statistieken van onze eigen berichten;
- vraagt geen gegevens op van bezoekers, volgers of andere Facebook- of Instagramgebruikers en heeft geen login voor het publiek;
- slaat geen persoonsgegevens van Meta-gebruikers op.
Je rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te kijken en een kopie te krijgen;
- foute gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten wissen;
- de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
- je gegevens in een gangbaar formaat mee te nemen;
- je toestemming in te trekken, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief.
Mail daarvoor naar [email protected] of vraag het aan de toog. We antwoorden binnen een maand. Soms vragen we je om te bevestigen wie je bent, zodat niemand anders je gegevens kan opvragen.
Je gegevens laten verwijderen
Zo vraag je om je gegevens te wissen:
- Stuur een mail naar [email protected] met als onderwerp "Verwijder mijn gegevens".
- Vermeld je naam en het e-mailadres of telefoonnummer waarmee je bij ons bekend bent. Wil je alleen iets specifieks laten wissen (bijvoorbeeld je klantenkaart, een foto of je gegevens uit een toernooi), zeg het erbij.
- We wissen je gegevens binnen 30 dagen en bevestigen dat per mail.
Wat we niet mogen wissen: facturen en boekhoudstukken die we wettelijk moeten bewaren. Heb je nog winkeltegoed of spaarpunten, dan vervallen die bij het wissen; we zeggen je dat vooraf.
Facebook en Instagram. Onze app Demo-Spel Publisher bewaart geen gegevens van Facebook- of Instagramgebruikers. Heb je via Facebook of Instagram contact met ons gehad en wil je dat we die berichten wissen, stuur dan een mail zoals hierboven. Je kan ook zelf je reacties wissen in de app van Facebook of Instagram.
Klachten en wijzigingen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten via [email protected]. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
We passen dit privacybeleid aan als onze werking verandert. De laatste versie staat altijd op deze pagina.
Laatst bijgewerkt: november 2026.